Étapes à suivre pour assurer le succès d'un événement avec interprétation simultanée

Qu’il s’agisse de votre première expérience dans la planification d’un événement avec interprétation ou que vous souhaitiez simplement améliorer la planification de vos événements, la liste des meilleures pratiques ci-dessous vous aidera certainement à assurer la qualité de votre événement. Ces pratiques s’appliquent aux petites comme aux grandes réunions.

Lorsque vous connaissez la date de l’événement :

  • Demandez un devis au BIP (ou contactez-nous si vous avez besoin d’aide pour remplir la demande).
  • Retournez votre devis signé au BIP.
  • Le BIP vous enverra un contrat, en identifiant votre équipe d’interprètes.
  • Demandez de l’aide au BIP si vous avez besoin de recommandations au sujet de l’équipement technique.

À l’approche de l’événement :

  • Envoyez la documentation de votre événement au BIP. Cette pratique doit être suivie afin d’aider les interprètes à se préparer pour votre événement. La documentation devrait comprendre :
    • Le programme ou l’ordre du jour de l’événement
    • Des renseignements généraux sur votre organisation ou événement
    • Les biographies de vos orateurs
    • Le texte des présentations (s’il y a lieu)
    • Les présentations PowerPoint
  • Envoyez à vos conférenciers notre liste de conseils aux orateurs afin de les aider à se préparer.

Pendant l’événement :

  • Assignez une personne-ressource aux interprètes
  • Établir un lien privilégié entre les organisateurs de l’événement et les interprètes est une bonne idée. Cette personne devrait aussi être facilement joignable par la chef d'équipe en tout temps. De plus, elle va :
    • s’assurer que les interprètes reçoivent un exemplaire de tous les documents remis pendant une présentation ou les diapositives des présentations mises à jour si elles ont été récemment modifiées,
    • informer la chef d'équipe de tout changement au programme aussitôt que possible.
  • Les téléphones intelligents et autres dispositifs portatifs utilisés à proximité des microphones de conférence provoquent des interférences avec le son que reçoivent les interprètes et les délégués. Au début d’une réunion, il est préférable d’aviser les participants de ne pas utiliser de tels appareils, notamment lors de réunions de conseils d’administration ou autres événements semblables.

Après l’événement :

  • Compte rendu de l’événement
    • Le BIP fournira avec plaisir un bilan de l’événement. Faire un compte rendu est une bonne façon d’éliminer les accrocs avant l’organisation de votre prochain événement. Un compte rendu peut être effectué immédiatement après votre événement ou dans les jours suivants alors que les détails sont encore frais en mémoire.